Làm sao để tạo dữ liệu kế toán mới bằng phần mềm MISA?

Trong phần mềm kế toán, bước nhập dữ liệu kế toán sơ khai để có thể thực hành các thao tác trên nền dữ liệu nền tảng đó là rất quan trọng đối với mỗi quản lý của doanh nghiệp.

Hôm nay, Hosting Việt sẽ hướng dẫn bạn các để nhập những dữ liệu kế toán mới vào phần mềm Misa SME và thực hiện làm việc với các dữ liệu một cách đơn giản mà thuận tiện nhất theo các bước cụ thể, hỗ trợ tốt nhất cho các quản lý trong việc nhập dữ liệu với phần mềm Misa.

Các bước tạo dữ liệu kế toán mới:

1.Trước hết, khi hiện hộp thoại đăng nhập, bạn nhấn chọn Hủy bỏ.

2. Sau đó bạn chọn Tạo mới dữ liệu kế toán (hoặc bạn có thể dùng cách 2 là vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán).

3. Bạn chọn Tiếp theo và quá trình bắt đầu tạo dữ liệu thông tin kế toán mới sẽ bắt đầu.

Tại đây, bạn sẽ thấy 8 bước thực hiện để tạo dữ liệu kế toán trên phần mềm kế toán Misa. 

4. Tại bước đầu tiên Thông tin dữ liệu, bạn cần phải khai báo các thông tin cụ thể sau đây:

  • Với mục Máy chủ SQL: Bạn chọn biểu tượng mũi tên, sau đó tiến hành chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán cần tạo. Thông thường, tên máy chủ của bạn sẽ có dạng Computer name\MISASME2021 (VD cụ thể là PMTAM\MISASME2020).

Trong trường hợp bạn không tìm thấy máy chủ này, bạn có thể chọn máy chủ có dạng Computer name\MISASME2020; Computer name\MISASME2021.

  • Với mục Tên dữ liệu: Bạn sẽ đặt tên cho dữ liệu kế toán.

Một số lưu ý: Bạn không được sử dụng các ký tự đặc biệt như / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : trong phần tên. Độ dài của tên dữ liệu không được quá 256 ký tự. Khuyện nghị bạn nên sử dụng tên dữ liệu viết liền, không dấu. Ví dụ cụ thể là KETOAN2020.

  • Với mục Đường dẫn lưu trữ: Bạn có thể sử dụng để chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán nếu cảm thấy cần thiết.

Một số lưu ý: Tất cả dữ liệu được trưc ở đường dẫn lưu trữ đều là dữ liệu gốc, dữ liệu sẽ luôn được cập nhất sau những thay đổi mới nhất của bạn, và cũng là dữ liệu để kế toán khôi phục lại trong trường hợp máy tính bị lỗi, hỏng và phải cài lại Win nên chưa kịp sao lưu dữ liệu. Để tối ưu hóa và tránh việc bị mất dữ liệu, bạn nên chọn đường dẫn lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows (ổ C) như ổ D (hoặc E) của máy tính, tránh để mất dữ liệu khi gặp sự cố phải cài lại Win.

Lưu ý rằng bạn cần cài đặt thư mục lưu dữ liệu không để thuộc tính nén thì mới có thể tạo được dữ liệu kế toán. 

5. Sau đó, bạn chọn Tiếp theo.

6. Tại bước thứ hai là Thông tin người dùng: Bạn sẽ khai báo thông tin người dùng quản trị dữ liệu của đơn vị (Lưu ý rằng bạn đang setting đây là người dùng có toàn quyền với dữ liệu được tạo và tài khoản này sẽ được phân quyền cho người dùng khác vào sử dụng phần mềm)

Một số lưu ý: Trong hệ thống phần mềm kế toán Misa, mỗi dữ liệu chỉ có một tài khoản quản trị dữ liệu duy nhất, vì vậy khi có sự chuyển công tác hay thay đổi vai trò, vị trí công việc của người dùng Quản trị dữ liệu, công ty cần bàn giao lại quyền quản trị cho một người dùng khác. 

7. Tại bước thứ ba là Thông tin doanh nghiệp: Bạn sẽ nhập Mã số thuế của đơn vị/doanh nghiệp. Sau đó bạn nhấn Lấy thông tin. Trong trường hợp bạn đang sử dụng mạng internet, phần mềm kế toán Misa sẽ tự động lấy lên Tên và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc bạn có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn). Sau đó, bạn lựa chọn xem dữ liệu được tạo có hạch toán đa chi nhánh hay không (tức có thể sử dụng ở nhiều chi nhánh khác nhau).

8. Hoàn thành các bước, bạn chọn Tiếp theo.

9. Tại bước thứ 4 là Lĩnh vực hoạt động, bạn sẽ cần khai báo các thông tin sau:

  • Có hai lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn là lĩnh vực Thượng mại, dịch vụ và/hoặc Sản xuất, xây lắp.
  • Sau đó, bạn tiến hành lựa chọn các nghiệp vụ mà quản lý doanh nghiệp sẽ sử dụng trên phần mềm kế toán Misa như: Mua hàng, Bán hàng, Quỹ, Ngân hàng, v.v… Lưu ý rằng nghiệp vụ Giá thành chỉ lựa chọn được nếu bạn lựa chọn lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là Sản xuất, xây lắp.
  • Trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng nghiệp vụ Giá thành, thì trong mục lựa chọn phương pháp tính giá thành sẽ có các mục áp dụng đối với sản phẩm là: Giản đơn, Hệ số, tỷ lệ, Công trình, Đơn hàng hoặc Hợp đồng.
  • Lưu ý với những thông tin dữ liệu đa chi nhánh, bạn cần phải lựa chọn sử dụng các danh mục đó là: nhân viên, vật tư hàng hoá, tài khoản ngân hàng, khách hàng/nhà cung cấp, đối tượng tập hợp chi phi và công trình chung hay riêng giữa từng chi nhánh khác nhau.

10. Bạn chọn Tiếp theo.

11. Tại bước thứ năm là Dữ liệu kế toán, bạn sẽ tiến hành khai báo các thông tin về năm tài chính, chế độ kế toán, hoá đơn, đơn vị tiền tệ áp dụng ở doanh nghiệp của mình.

Một số lưu ý:
Bạn cần phải lưu ý thông tin của doanh nghiệp để có thể chọn chính xác chế độ kế toán. Một số lưu ý để có thể lựa chọn được liệt kê như sau: 

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Điều kiện lựa chọn là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

  • Bạn có thể dựa theo Thông tư sau để lựa chọn chế độ kế toán cho doanh nghiệp (căn cứ theo điều 2 của Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016):
    • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ.
    • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa không áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.
    • Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán… đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp nhận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
    • Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp và phải thực hiện nhất quán trong năm tài chính. Trường hợp chuyển đổi trở lại áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 thì phải thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thông báo lại cho cơ quan Thuế.
  • Lưu ý rằng có những điểm khác nhau cơ bản giữa Thông tư 200 và Thông tư 133:

Điểm khác nhau trong Hệ thống tài khoản kế toán:

  • Thông tư 200 có một số TK mà Thông tư 133 không có: 113, 157, 158, 161, 212, 213, 521, 641,…
  • Thông tư 200 có tạo nhiều tiết khoản mà Thông tư 133 không tạo: 1113, 1123, 153, 155, 156, 334, 413, 611, 821…
  • Mẫu biểu báo cáo: Theo thông tư 133, mẫu báo cáo được chia thành 2 nhóm: Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa và Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
  • Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành: Thông tư 200 sử dụng các TK 154, 621, 622, 623, 627 còn Thông tư 133 sử dụng TK 154, vì vậy cách hạch toán và tính giá thành trên phần mềm sẽ được thực hiện khác nhau giữa 2 chế độ.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn thì tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hoá đơn. Sau đó bạn nhấn chọn Tôi đã đọc, hiểu và đồng ý với các thoả thuận quyền sử dụng trên, sau đó nhấn Đồng ý.

12. Bạn chọn Tiếp theo.

13. Tại bước thứ sáu là PP tính giá xuất kho: Bạn sẽ tiến hành lựa chọn một trong bốn phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước hoặc Đích danh.

14. Bạn chọn Tiếp theo.

15. Tại bước thứ bảy là PP tính thuế GTGT: Bạn sẽ tiến hành lựa chọn cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.

16. Bạn chọn Tiếp theo.

17. Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết theo thứ tự các bước như trên, bạn cần kiểm tra lại các thông tin về dữ liệu đã khai báo. Cuối cùng bạn nhấn chọn Thực hiện.

18. Cuố cùng, bạn chọn OK để hoàn thành công đoạn tạo dữ liệu kế toán mới.

19. Bạn chọn Đồng ý, để đăng nhập vào dữ liệu kế toán vừa tạo mới.

20. Lưu ý rằng ở lần đăng nhập đầu tiên, bạn sẽ cần phải Xác thực thông tin tài khoản.

Ngoài ra, bạn có thể tìm những cập nhật hướng dẫn cụ thể mới từ nguồn trang web https://misa.hostingviet.vn/ để tìm hiểu cụ thể về giao diện, các nghiệp vụ chuyên môn và một số những câu hỏi thường gặp khi mua phần mềm kế toán mis.

Hosting Việt luôn cố gắng đem lại những hướng dẫn hữu dụng nhất dành cho các doanh nghiệp!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *